Для учета трудовых книжек предусмотрены две книги: для учета выдачи новых бланков и для отражения движения заполненных книжек действующих сотрудников. Программа дизайн квартиры на русском. Jul 6, 2015 - Для учета трудовых книжек в организации постановлением Минтруда России от № 69 утверждена книга учета движения.

• Образец Прошивки Книги Учета Трудовых Книжек
• Плотный Картон
• Образец Книга Учета Движения Трудовых Книжек

(Регионы) Это быстро и бесплатно! После оформления сотрудника его трудовая книжка и вкладыши в нее должны храниться в учреждении. Дополнительно данные о документе содержит книга учета трудовых книжек. Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей. Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается.

Важно знать основные правила оформления, чтобы проверяющие органы не привлекли работодателя к ответственности. Определение Книга учета трудовых книжек, утвержденная Министерством труда России, необходима для внесения сведений о документах поступивших работников.

Она содержит большое количество страниц. В журнале формата А4 имеется 13 граф для заполнения. Книга выпускается специальными предприятиями. Ее необходимо купить каждой организации. Также можно самостоятельно изготовить документ.

Но при этом важно соблюдать основные требования. Записи вносятся в журнал специалистами отдела кадров. Новые отметки делаются в момент поступления работника.

Также в книге отражены. При наличии вкладыша его регистрация также обязательна.

Если он выдавался другой организации, то вписываются сведения об имеющихся в записях. Информация, представленная во вкладыше, вносится в специальную строку. Зачем нужен журнал Ведение журнала необходимо каждому учреждению. При наличии книги регистрируются трудовые книжки:. отданные в отдел кадров при поступлении на работу;. оформленные впервые для новых сотрудников, не имеющих опыта;. вкладыши, которые открыл работодатель (при наличии вкладыша с предыдущего места работы проводится регистрация только самой книжки).

Согласно записям в специальном журнале можно отследить движение трудовых книжек, их поступление и выдачу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении работника. Поэтому отследить выполнение законодательных требования можно по дате выдачи и подписи получателя документа.

Кто должен заполнять? Заполнение книги осуществляется сотрудником, которые принимает документы при поступлении работников и проводит процедуру по увольнению. Среди таких лиц выделяют:. кадровиков;.

бухгалтеров;. менеджеров по персоналу. В некоторых организациях работодатели назначают ответственное за ведение журнала лицо. Подтверждается назначение специально изданным для этого приказом.

Согласно нему работник не только вносит данные, но и хранит документ надлежащим образом. Бланк книги учёта трудовых книжек Рекомендации по ведению книги учета трудовых книжек и вкладышей в них Учет трудовых книжек, вкладышей и запасных бланков проводится в определенном законом порядке. Его содержат Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (пункт 40). Документ разработан на основании Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года. Под учетом понимается внесение сведений о документе в специальной книге.

Регистрация осуществляется путем записи информации о трудовой книжке, форма которой предусматривает внесение даты создания, отправления или получения. Регистрировать необходимо все бумаги, подлежащие учету и использованию. После внесения данных документ получает номер, по которому его можно найти в системе поиска. Регистрация предусматривает обязательно ведение книг и журналов работниками кадровой службы. Они не имеют строгой формы в большинстве случаев.

Но трудовые книжки вносятся только в специальную книгу. При этом приходно-расходная часть заполняется бухгалтерами, где учитывается бланк и вкладыш книжки. Движение документов отражается кадровой службой. Книга разрабатывалась Министерством труда РФ. Она включает в себя 13 граф. Предыдущий вариант состоял из 14 разделов, но впоследствии один из них упростили. Новая и старая книги отличаются друг от друга незначительно.

Графы 11 и 12, которые содержали сведения об оплате бланка книжки, содержали данные о рублевом и копеечном выражении стоимости. В настоящее время решено было оставить одну графу 11, отражающую стоимость в рублях.

При этом книга имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других документов:. Оформление производится не за календарный год, как заполняют другие журналы, а до полного окончания книги.

Таким образом страницы заканчиваются через несколько лет. Если в учреждении книга велась в свободной форме не по установленному образцу, то она требует замены. Ее необходимо закрыть, отметив причину прекращения ведения. Также указывается количество регистрационных записей. Новая книга ведется на основании прежних записей.

Уничтожать старый вариант запрещено, так как он содержит сведения о трудовых книжках ранее принятых на работу сотрудников и выдаче документов уволившимся лицам. Запись в журнале должна быть сделана при:. передаче трудовых книжек в момент приема на работу сотрудника;. оформлении новой книжки при поступлении на работу впервые;.

регистрации вкладышей. Если работник получил вкладыш по предыдущему месту трудоустройства, он не подлежит регистрации.

Образец заполнение разделов журнала Стандартная форма содержит 13 граф, которые отражают полные сведения о регистрируемом документе. Если сотрудник кадровой службы сомневается в правильности внесения данных, необходимо ориентироваться на образец. Каждый из разделов имеет свою функцию:.

В первой графе отражается порядковый номер записи. Следующие три графы необходимы для указания даты трудоустройства или заполнения трудовой книжки. Данные вносятся спустя пять дней трудовой деятельности. Во второй графе ставится число, в третьей – месяц, а в четвертой – год приема на работу.

Пятая графа необходима для указания данных о сотруднике. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью, без сокращений и инициалов.

В шестом разделе прописываются серия и номер трудовой книжки, вкладыша к ней или выданного дубликата. Седьмая колонка необходима для описания должности, на которую принимают работника. Данные берутся из штатного расписания. Они должны совпадать с отметкой в трудовой книжке. Восьмая графа содержит сведения о подразделении, в котором будет вестись трудовая деятельность.

Данный раздел к заполнению необязателен. Девятая колонка необходима для указания информации о приказе, который подтверждает прием сотрудника на работу.

Если выдается дубликат книжки или вкладыша, раздел остается незаполненным. В десятой графе работник, который ведет журнал, ставит свою подпись. Если книжка была куплена сотрудником при приеме на работу, то заполняется одиннадцатая графа с указанием взимаемой суммы.

При предоставлении уже имеющейся книжки работником графа остается пустой. В случае увольнения необходимо заполнить 12 и 13 графы. Работник ставит подпись и дату прекращения трудовой деятельности.

В случае отправки документов по почте данные разделы содержа сведения о дате отправления. Титульный лист Каждый регистрационный журнал должен иметь титульный лист. Он помогает отследить не только характер документа, но и дату его открытия. На первой странице прописываются:.

название организации/сведения об индивидуальном предпринимателе;. дата начала заполнения журнала;. дата окончания ведения документа. Последняя дата ставится после заполнения всех страниц книги. Обычно оформляется при уплате избыточной суммы. Правила составления заявления на скидку в ФСС описаны.

Опломбирование и требования к оформлению Книга в обязательном порядке должна быть прошита и опломбирована. Нити можно скрепить сургучом или пломбой. Процедура упрощается при использовании пломбиатора. Также некоторые предприятия используют самозапирающий элемент, который может быть использован только один раз. После этого в журнале проставляется номер пломбы и заверяющая надпись.

При оформлении книги учитываются несколько важных требований, предъявляемых к документу:. Журнал должен иметь твердую обложку. Это позволит сохранить его первоначальный вид на многие годы. Ведь хранение должно осуществляться на протяжении 75 лет. Важно проверить соответствие листов форме, которая утверждена на законодательном уровне.

Нумерация страниц должна быть сквозной. Также возможна пометка как страниц, так и листов. Важно добиться того, чтобы из журнала невозможно было изъять отдельные элементы. Документ необходимо прошить. На обложке с задней стороны ставится название документа, количество листов в прописном и цифровом выражении, дата начала ведения, а также данные и подпись ответственного лица.

Заверить книгу может только руководитель учреждения или индивидуальный предприниматель. Нити прошивки и заверительная запись скрепляются сургучом или пломбой. Бумажные наклейки не допускаются. Если правила не будут соблюдены, то учреждение, ответственное лицо могут быть привлечены к административной ответственности. Организация заплатит штраф, а может и вовсе приостановить свою деятельность на основании решения контролирующих органов. Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек Нумерация страниц и прошивка Нумерация страниц в журнале должна быть сквозной. Проставлять номера необходимо до осуществления прошивки.

Цифры прописываются на каждой странице или листе. Это позволит исключить вероятность удаления элементов или их замены. Номер ставится в нижнем правом углу.

После нумерации необходимо провести прошивку книги. Далее документ заверяется подписью начальника учреждения. На обратной стороне книге ставится запись о:. названии документа;. количестве страниц (прописью и цифрами);.

должности и данных лица, которое заверило документ;. дате начала ведения книги. Возможна ли электронная версия Электронная версия журнала для учета и регистрации трудовых книжек не может вестись. При этом законодательно отсутствует невозможность такого ведения. Однако некоторые особенности заполнения свидетельствуют о том, что электронный документ не может быть использован. Это обусловлено тем, что в журнале проставляются подписи:. руководителя учреждения;.

ответственного сотрудника;. работника. Поэтому скачать книгу не представляется возможным. Необходимо заводить обычный печатный вариант журнала. Исправление ошибок в записях Журнал заполняется ответственными сотрудниками собственноручно.

Поэтому нередко появляются ошибки или описки. Для исправления необходимо ориентироваться на общепринятый порядок. Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о внесении исправлений в книгу.

Поэтому использовать нужно правила изменения данных, предусмотренные для стандартных форм. Одним из вариантов является зачеркивание неверной записи и указание «Исправленному верить/Исправлено в графе №». Рядом обязательно ставятся данные лица, производившего исправление. Также можно не зачеркивать ошибочные данные.

Рядом разрешается написать «Запись недействительна», внеся новые сведения. Хранение Хранение книги осуществляется в определенном порядке. Необходимо соблюдать не только правила, но и длительность.

Сроки хранения доходят до 75 лет. Они обусловлены тем, что журнал содержит сведения о трудоустройстве работников.

Документ необходимо иметь до того момента, пока не будет выдана последняя трудовая книжка, отраженная в списке. После этого журнал может быть передан в архив. Нередко возникают вопросы о ведении книги при реорганизации. Если численность и состав остаются неизменными, то документы можно использовать дальше. Журнал передается вместе с трудовыми книжками, договорами и другими документами, имеющимися на каждого сотрудника.

Как сделать выписку В Трудовом кодексе РФ (статья 62) прописано, что сотрудник имеет право обратиться к работодателю для получения документов согласно его трудовой деятельности. Внесение записей о трудовых книжках является внутренним документооборотом учреждения. Если работодатель будет согласен, то лицу предоставляется выписка из журнала. Документ необходим для предъявления в судебные органы, которые рассматривают спорные моменты при увольнении. В выписке отражаются:. наименование и реквизиты учреждения;.

ведение учета трудовой книжки работника в виде таблицы;. регистрационный номер. Составлять выписку нужно на фирменном бланке учреждения.

Ее нужно зарегистрировать в журнале исходящих бумаг. Книга учета является важным документом для любой организации. Поэтому вести ее необходимо с учетом основных требований.

Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах. Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:.

пронумерована;. прошита;. подписана;. опломбирована. В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода.

Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые. Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении. Правила заполнения и ведения. Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.

Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:. От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК. От наличия на предприятии штатных кадровиков.

От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу. Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК. Как заполнять? В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу.

Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи. Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись. Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:. по доверенности;.

в случае смерти. То же касается кадровика, пересылающего трудовую книжку почтой. При оформлении её на хранение (в случае неполучения работником) уполномоченный так же окажется в затруднительном положении.

Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:.

номер почтовой квитанции;. номер доверенности. Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия. Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой. После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа.

Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал. Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия. Если титульный лист оформляется индивидуальным предпринимателем собственноручно, по причине отсутствия специалистов, ответственных за делопроизводство, ему необходимо прописать форму собственности ИП, а далее внести свои личные данные полностью, в качестве наименования предприятия.

Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными. Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет. При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя. Исправления Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены. Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.

Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности. Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления. При допущении ошибки нельзя:. пользоваться штрихом;.

ластиком;. зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте. Однако в нормативных документах, в том числе – в Трудовом кодексе или Правилах (№ 225) не указываются способы исправления ошибок, которые допускаются законодательно. Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта. Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе. Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.

Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной».

После этого необходимо внести верную запись. По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно. Замена книги учёта движения трудовых книжек Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые. Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались.

В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм. В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен.

Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Образец Прошивки Книги Учета Трудовых Книжек

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой. Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре. Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом.

Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам. Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства. При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению. Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК. Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта.

В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица. Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников. То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно). Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются.

Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом. Образец титульного листа книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним Полезное видео по теме Заключение. При работе с документами учёта трудовых книжек, к которым относится соответствующий журнал, могут возникнуть вопросы, которые придётся решать незамедлительно.

Плотный Картон

Для этого Книгу учёта с самого начала нужно вести ответственно и аккуратно, не допуская грубых нарушений. По окончании свободных страниц в документе – его нужно незамедлительно заменить.

А если обнаружено его отсутствие – срочно завести. Антонина, для учета трудовых книжек и вкладышей работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек (п.40 Постановление Правительства РФ от № 225) Но законодательно нигде не закреплен порядок нумерации записей и страниц. В Приложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена ее форма. Также закреплено, что она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя, скреплена печатью (опломбирована). После проставления нумерации определяется общее количество страниц, которое указывается на прошивке, и скрепляется подписью руководителя. Следовательно, никаких изъятий и вложений не может быть.

Образец Книга Учета Движения Трудовых Книжек

Значит, нумерация каждой книги начинается заново. И нумерация с начало года продолжается ( с единицы, если книга закончилась, и необходимо завести новую).